办公室培训讲稿：确保文电工作零差错
大家好，今天借此机会和大家谈谈办公室文电工作。不少从事文电工作的同志在一年工作总结中很喜欢写收文多少件、发文多少件，以此说明做了大量的工作。工作量当然也能说明工作成效，但办公室工作无错即是功，评判文电工作好坏的唯一标准：是你这一年有没有做到零差错，无错是100分，出错是0分。
一、文电处理出错的几种表现
文电处理是各单位办公室业务工作中最易出错的领域，不出错都是相似的，出错则各有各的不同。具体可以归纳为以下几种出错表现。
（一）一字之失。常见的情形是：（1）数字错误。如一份《关于某市建设自贸试验区的报告》讲“某省自贸试验区总面积120平方米”很明显把“平方千米”的“千”字弄丢了。再如某县发改委《关于2018年计划执行情况的报告》中提到：“通过狠抓经济转型升级，我县三次产业比为10.5：66.3：34.2”，三次产业占比之和只能等于100％，这份报告却变成了110％，原因是第二产业的比例56.3写成了66.3。（2）相近词错误。如某市文电处工作人员在一份公文的拟办意见上写道：“呈某秘书长审签。”正确的应是“审示”。某市市委办下发考核领导小组的通知，把组成人员的“市委政法委常务副书记”写成“市委政法委常委副书记”。还有某县人大常委会《关于2019年度民生实事候选项目建议编制情况的汇报》，把民生实事项目写成“民生实时项目”。（3）别字错误。某市委市政府在一份表彰通报的结束语中，把希望被表彰集体和个人“再接再厉”，写成“再接再励”。某市政府办公室在市长批示处理单中，把市长批在内参上的“对记者反映的问题大吃一惊”写成“大吃一斤”。（4）多字错误。如某乡政府在一份请示中的结束语中出现“敬请示示复”，多了一个“示”字。某民政局在一份关于做好春节走访慰问工作的通知中，出现“做好困难群体群众的慰问工作”这里“群体”和“群众”只能选择一个，否则就是多余的。（5）漏字错误。某市政府办公室有一天收到一封信，信封上写着“市政府马副秘书收”。工作人员百思不得其解，市政府办公室没有副秘书，有一个姓马的副市长秘书，还有一个姓马的副秘书长，后来根据信封下角的单位落款推测，信应当是写给联系发改委的马副秘书长的。马副秘书长收到这封信哭笑不得，自嘲说：“副秘书长，变秘书还小，是副秘书。”害得发改委主任跑到马副秘书长办公室郑重道歉。
古人云：“一字之失，一句为之蹉跎，一句之误，通篇为之梗塞。”公文中一字之错，危害极大。内容再丰富、格式再完整的公文，只要出现了一个错别字，阅读者都会感到如同在品味佳肴时看到了一只苍蝇。轻者对这个单位的印象是工作不认真，作风不细致；重者如果按错字理解，还会发生严重事件，影响任务完成，导致失败，意味牺牲，孕育失败。举个经典例子：1937年11月23日，奉命卫戍首都南京的国民革命军第八十三军军长邓龙光接到第三战区长官部的命令，要其率部赶到无锡并接受第十九集团军指挥。邓军长刚到无锡便接到集团军司令薛岳的命令，要其入夜后占领无锡东北X处至唐桥头之线阵地。邓龙光遵令完成部署后向司令部汇报该军进占阵地情况。不曾想，薛岳在接到电话后暴跳如雷，一个劲儿地大骂邓龙光违抗军令，说要枪毙他。一头雾水的邓龙光赶紧问，“为什么要枪毙我？”薛岳厉声问道，“谁叫你占唐桥头？”邓赶紧说，我有命令为依据。一看自己签发的命令，薛岳哑口无言。原来，在无锡的东北有唐头桥和唐桥头两个不同的地方，薛岳本来的意思是要八十三军进占前一个，但在下命令时错写成了后一个。唐头桥、唐桥头，两字排列调一下，邓龙光军长差点掉脑袋不说，还加速了无锡城的沦陷。
所以，办理公文一个字也错不得，错了，就是杀头之罪，就会全盘皆输。
（二）一文之错。一篇不合格的公文常见的错误表现在以下几个方面：（1）提法错误。如：一些公文没有与中央文件、上级领导重要讲话、新的形势政策相一致，还是沿用老的提法。如某市政协大会方案较早报市政协常委会和市委常委会讨论通过。但过了一个月后，中央媒体上有新的重要提法，临近大会开幕，细心的同志发现会议方案的指导思想与新提法不一致，就向领导汇报，避免了一起可能产生的不良政治影响。某市在一份关于加强区域合作的报告中，仍然提“京津冀一体化”，新的提法是“京津冀协发展。”（2）逻辑错误。如一些公文经常犯形式逻辑错误，有的内容重复，如某市政协办公室《关于列席政协第七届某市委员会第三次会议的通知》，在通知开头已写明市政七届三次会议在2月14日上午举行开幕式。然后又在后面的会议时间里，再次重复会议开幕式在2月14日举行。有的前后自相矛盾，如某县人才工作办公室《关于做好2019年人才工作计划》提出：“要抓住长三角一体化上升为国家战略的契机，积极创造条件，把大上海的人才技术变成我县的人才技术”。在后面却又讲“要强化人才的柔性引进，对大上海的人才技术只求所用，不求所有。”再如一些公文犯辨证逻辑错误。某市政府办公室《关于2018年的工作打算和2019年的工作思路》中，在总结2018年所做工作和成效后，没有提到存在的不足和问题，直接就谈2019年的工作思路。成绩和不足是不可分的，只有成绩，没有不足和问题，不符合辨证法。（3）身份错误。各级党组织职级不同、管理区域不同，公文的定位也应不同。有的公文不看自已单位的身份，照搬照抄上级公文，造成不应有的笑话，影响公文的权威和严肃性。如某县级市市委、市政府在《关于加快推进智慧城市建设的实施意见》中提出：“要加强对推进智慧城市建设工作的领导，各县（市、区）、乡镇、街道党组织要进一步统一思想认识，把这项工作摆上重要议事日程”。县级市下辖的只能是乡（镇、街道），不可能有各县（市、区），显然这份意见照搬照抄了上级机关的文件。某区城管局《关于加快推进老旧小区改造的三年行动计划》提出：“加强对老旧小区道路的整体改造，具体由区交通运输局负责。”而该区城市道路改造的职能单位是区住建局，该公文是把职能单位的身份搞错了。（4）引用错误。如某县县委办公室在办理市委书记的批示件时，把市委书记批示原文中的“请某县书记阅处，举一反三，立即整改。”写成“请某县书记阅处，立即整改。”（5）语言错误。如有些公文语言不够规范，把领导讲话稿中的口语直接写入规范性文件之中。如某乡党委《关于加强作风建设的若干意见》把乡党委书记在大会中的口语“大家要上半夜想想自已，下半夜想想老百姓”直接写入文件中，生动固然生动，但不是文件语言。还如个别公文用了地方特色很强的口语，上级有关单位不知所云。如某市海事局《关于某渔船翻船事故的调查报告》写道：“晚上海面视线差，老大是个嫩头，船碰太横头，导致沉没。”弄得上级领导百思不得其解，只得打来电话询问。原来这里“嫩头”、“太横头”，是渔区方言，分别指“新手”、“礁石”。
公文表述不完整、不准确，轻则人们无法理解，搁之一边；重则照此办理，造成严重事故。
（三）一序之乱。有些单位办理公文，不按程序，不守规矩。（1）没有汇报直接上文。如某区政府领导未向上级市政府当面汇报沟通，直接以区政府名义向市政府上报《关于要求解决财政转移支付的请示》，市长看了公文，当即吩咐市府办公室把请示退回。（2）该送的不送，不该送的乱送。如某县公安局向县政府办公室上报《关于要求解决警车的请示》，文秘科在处理时，把该请示送了县长、政法委书记、分管公安的副县长、却没有送分管财政的常务副县长，文件转了一圈，送到常务副县长那里，看着县长和其他领导的批示、阅圈，他顿时火就升起来，害得办公室主任再三道歉。（3）不协调不会签。如某市教育局向市政府分管领导上报一份《关于加强教师队伍建设的实施意见》，要求与市人事劳动局、市编委、市财政局联合发文，内中涉及编制、经费、用工等具体事项，但教育局事先与相关单位没有协调沟通，也没有相关单位主要负责人会签。市政府分管副市长当即表示，此件无法表态，请与相关单位商量一致后再向市政府汇报。（4）不按正常渠道办文。如某市纪委向市委主要领导直接上报一份《关于召开市纪委七届三次全会的建议方案》，纪委书记在公文签字栏写道：“呈书记审示”。市委主要领导圈阅同意，公文直接转到市纪委。但由于没有通过市委办文电处室办理，结果几经周折，反而影响会议通知及时发出。市纪委一些专报件，可直接送市委主要领导，但非专报件应通过市委办走正常的公文办理程序。（5）平件拖成急件。如某市办公室很早前就给某区委办公室发出关于开展某项工作检查的通知，区委办公室及时把文件转给有关部门。可是在办理过程中，有关部门认为时间还早，没有及时起草自查报告，直至检查组要到该区检查，才将自查报告送到区委办公室，审核把关和区领导审签的时间很紧张，出现催着领导的现象，平件变成急件，人为造成忙乱。
公文按规定程序处理至关重要，不能多一个程序，不能少一个程序，不能乱了程序。
（四）一式之谬。一些公文格式运用不够准确。（1）文种不对。有的报告中夹带请示事项，如某区教育局向区政府上报《关于加强离岛教育的报告》，最后要求区政府召开全区离岛教育专题会议，同时要求区政府解决离岛教师节假日交通出行问题。有的自造文种，如某区治水治污办公室向乡镇街道印发《关于我区上半年治水治污工作情况的评价》，在现有公文文种没有“评价”这种公文。有的法定文种与非法定文种混淆，如某市办公室下发《关于市县区长工程项目攻坚大行动的实施方案》，实施方案不是法定文种，准确的格式应是《关于印发市县区长工程项目攻坚大行动的实施方案的通知》。（2）要素不全。有的很重要的公文，以白头形式出现，也不编文号。如某县县委《关于落实市委第四巡察组反馈意见整改方案的报告》，不是套红的文件头，也没有文号，理由竟是巡察组说过要减少“文山会海”，所以不套红、不编号。、有的附件位置不当，与正文连在一起，有的注明有附件，却没有把附件随正文附上。如某区交通运输局向区委常委会提交《关于全面推进我区巡游出租车改革意见的起草说明》，一开始附件《关于全面推进我区巡游出租车改革意见》与说明稿连在一起，没有分页。退回要求修改，再次送来的起草说明，竟连附件也没有了。有的公文有落款，无印章，如某县县委、县政府联合向市委市政府上报《关于我区创建文明城市工作情况的报告》，最后没有中共某县县委、某县人民政府的印章。（3）标密不准。有的涉密公文没有标上秘密和编号。有的不应标密的公文标上秘密，结果在保密工作检查时出了大洋相。
（五）一电之漏。电报、电话是文电处理的重要内容。一些单位在办理过程中却发生漏送、漏记、漏办现象。（1）漏送。如某市委机要局深夜收到省属有关部门前来检查工作的通知。工作人员瞌睡未醒，扫了一眼，看不是特提、急提，就把文件收回直接放到文件框，又打瞌睡了。过了几天，省属有关部门到了当地，市委办才知道此事。市委办主任急忙之中，跑到机要局，很久才找到压在文件框的这份文件。最后，机要局长被严肃处理。（2）漏记。如某县办公室文秘科工作人员中午接到陪同书记在基层调研的办公室主任电话，要他通知有关部门在晚上七点在县委办公室召开县委专题会议。这位工作人员自恃记忆力强，连连说，好好，我立即通知。但到了晚上七点，办公室主任发现应到位的十人，结果只到了八人。还有两个人，工作人员没有记住，没有通知，把办公室主任气得大发雷霆。（3）漏办。如某市政府临时决定召开全体会议，主题是转变工作作风，提高政府执行力。到了开会时间，邀请的市委部门、省部属单位主要负责人都端坐在会议室，可属于市政府所属部门主要负责人就坐的区域却是空荡荡的，一个都没有来。市府办主任紧急追查，原来办公室秘书处是分三块电话通知的，负责通知市政府所属部门主要负责人参加会议的工作人员以为其他同志会通知，就没有办这件事，结果出现这种怪现象。
遗漏是办公室文电处理最低级、也是最严重的错误，必须坚决避免。
（六）一页之误。文件装订是最简单的工作，但有些单位也常发生差错，造成负面影响。如某市举行扩大有效投资推进会，其中一项议程是经验交流，分别有四个单位发言。在某区区长发言时，与会人员发现交流材料中有一页内容与该区完全无关，是下一个发言单位市住建局的内容。两份不相干的材料竟串在一起，与会人员直叹这办公室工作也太不负责了。事后检查原因，原来是工作人员把放在相近的材料不借思索，合在一起装订。
二、文电处理出错的原因
文电处理出错原因是多方面的，既有客观原因，更多的是主观原因。
一是迷信自己。从认识论来说，人是会犯错误的。不少从事办公室工作的同志对此却没有清醒的认识，在文电处理中没有如履薄冰的心态、一丝不苟的作风、精诚合作的团队精神，而是自大、自负、自恋、自私。
自大者自认文电处理简单，做起来是小菜一碟，思想轻漫，眼高手底，只想做大事，不愿做小事，在文电处理的各项工作、各个环节中，大大咧咧、粗枝大叶、丢三拉四，造成不应出现的各种低级错误。如某市政府办公室新考入一名研究生学历的公务员，被分配到秘书处从事文件起草、审校工作。他认为自己应当做主要领导的秘书，现在这样是大材小用，为此，总爱在领导面前夸夸其谈，或者写一些不着边际脱离实际的论文式建议给市长，而起草文件迟迟进不了状态，审校文件往往起不到第一读者的作用，没有多久，主任就决定调他到基层锻炼。
自负者自恃经验丰富，过高估计自已处理文电的能力，对文电处理不是认真琢磨，仔细推敲，而是急于求成，抢时间争速度，怕误了时间，结果欲速则不达，呈送领导审阅的文稿漏洞百出。我自己也犯过这种错误，年轻时，做分管渔农业副市长的联络员。那年台风来袭，领导大清早打电话给我，吩咐我立即起草一份做好抗台工作的紧急通知，上班给他。我自恃经常起草这类文稿，不借思索，在家中完成稿子，既不修改也不校对，一上班就呈送领导。领导过了半个小时把我叫到他的办公室，给我看他修改的稿子，并且轻声细语地说，你写稿子快，这是好的，但更要紧的是好。看着被领导修改过的提法、语言、标点符号，我顿时脸红了。
自恋者信奉“老婆是人家的好、文章是自己的好”，在文电处理中往往不相信别人，大包大揽，自己来不及做，却不肯叫别人做，也不愿叫别人校对，永远只相信自己，结果忙中出错，吃力不讨好。如某县委办公室主任事无巨细，都亲历亲为。县委书记交待他尽快组织起草一份年初开展企业大走访活动的通知，他不叫主管部门代拟，也不叫办公室其他同志起草，结果初稿出来，书记认为业务不熟，观点不对，提法不妥，最后还是由主管部门代拟。
自私者总是打自己的小算盘，不是事业第一，而是名利第一，生怕别人抢了自己的功劳，省怕得不到领导的肯定，在文电处理的各个环节，只扫自己门前雪，不管他人瓦上霜，对需要共同把关的文电应付了事，对发生的差错一推了之。如某市市委办公室的一位副处长担心处长、办公室副主任、主任抢了自己起草政策性文件的功劳，竟越过这些领导，直接把文件呈送市委秘书长审核，结果因为存在错误，被秘书长退回，要求按级呈报。
二是迷信部门。我国较大的党政机关、人大政协机关、军队机关和企事业单位都有下辖部门、内设
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